Automatización de Unidades de Información

La automatización de unidades de información es la disciplina responsable de plasmar en la práctica la definición y planificación de los procesos y actividades que se desempeñan en archivos, bibliotecas, centros de documentación y museos. Esta tarea de definición y planificación es la base para la creación de los sistemas tecnológico-documentales sobre los que se asientan los actuales servicios de los centros de información. La automatización es, en definitiva, la materialización de un proceso previamente definido con la finalidad de normalizarlo, organizarlo y obtener valor añadido en los servicios que dependen del mismo, obteniendo como resultado una aplicación informática que responde a todos los parámetros y premisas que se formularon.

Un ejemplo ilustrativo es el servicio de préstamo de una biblioteca. Cualquier unidad de información posee una cadena de procesos, actividades y servicios debidamente articulados, que constituye la cadena documental: desde la gestión y adquisición de documentos para las colecciones, pasando por su recepción, registro, precatalogación, clasificación, catalogación, preparación física y organización en las estanterías, hasta el momento en que el documento se presta a un usuario. Todas estas actividades, incluido el propio servicio de préstamo, son totalmente automatizables en lo que se denomina Sistema de Gestión de Bibliotecas (SIGB).

Esto implica la existencia de un sistema informatizado que permite elaborar un listado de adquisiciones de acuerdo con la política de ampliación y mejora del fondo bibliográfico, traspasar esos listados para ser tratados como registros tras su recepción y compra, así como para ser exportados para su precatalogación, clasificación y catalogación final. A esta gestión se suma la administración de los usuarios de la biblioteca, de las categorías de préstamo, de los materiales prestados, de las estadísticas y del control de los servicios. Todo ello integrado en un sistema único que comparte bases de datos y variables comunes.

La automatización no se limita, sin embargo, a las bibliotecas. Abarca también los archivos, que requieren sistemas especializados en la descripción multinivel de sus fondos, series y expedientes documentales conforme a normas como ISAD(G) e ISAAR(CPF); los museos, que gestionan colecciones de piezas con tipologías documentales muy diversas; y los centros de documentación, que utilizan sistemas adaptados a las necesidades específicas de información especializada y difusión selectiva.

Desde una perspectiva histórica, la automatización de unidades de información en España comenzó a consolidarse a partir de la década de 1990, impulsada por los programas de I+D+I que favorecieron la adopción de tecnologías en las redes de bibliotecas universitarias y los sistemas de archivos de las administraciones públicas. Posteriormente, los programas marco de la Unión Europea aceleraron el desarrollo e implantación de sistemas con mayor proyección internacional y nivel de normalización.

En la actualidad, el panorama de la automatización se articula en torno a dos grandes vectores: los sistemas propietarios (de pago) y los sistemas de código abierto u open source. Estos últimos han experimentado un crecimiento notable gracias a comunidades de desarrolladores activas que garantizan su actualización, mantenimiento y adaptación a los diferentes contextos documentales. Entre los más empleados en el ámbito educativo y profesional se encuentran Koha y PMB para bibliotecas, Archon e ICA-AtoM para archivos, y Omeka para museos y humanidades digitales.

Asignatura: Automatización de Unidades de Información
Sistemas Avanzados Aplicados a Archivos, Bibliotecas y Centros de Documentación
Titulación: Grado en Información y Documentación · UCM
Profesor: Manuel Blázquez Ochando · manublaz@ucm.es · Facultad de Ciencias de la Documentación

Objetivos

• Aprender los principios para automatizar los procesos, actividades y servicios en las unidades de información y documentación (bibliotecas, archivos, centros de documentación y museos).
• Distinguir las particularidades de las diferentes unidades de información en virtud de su automatización, atendiendo a los servicios, procesos y actividades que se describen en la cadena documental y en los cuadros de clasificación funcionales.
• Conocer el funcionamiento de los principales sistemas de automatización a nivel de gestión documental y sus bases tecnológicas.
• Aprender el diseño y desarrollo de diagramas de gestión para la automatización de unidades de información y documentación.
• Instalar y configurar servidores web y sistemas de gestión de código abierto.
• Realizar migraciones de datos entre diferentes sistemas de gestión documental.
• Comprender las normas internacionales de descripción archivística (ISAD-G, ISAAR-CPF) y su aplicación práctica.

Metodología

Se impartirán clases prácticas apoyadas con instrucciones teóricas y diverso material audiovisual, esquemas técnicos para su divulgación y análisis, así como demostraciones del funcionamiento de los sistemas de automatización.

Apoyando el planteamiento teórico, a lo largo del curso se llevarán a cabo prácticas de automatización a nivel de diseño y aplicación en unidades de información, que incluirán desde la concepción general automatizada del centro, hasta el diseño y desarrollo de un servicio o actividad concreta, utilizando los sistemas de gestión previamente instalados.

Programa

1. Fundamentos teóricos y tecnológicos: automatización en unidades de información. Arquitectura cliente-servidor. Instalación y configuración del servidor Apache, PHP y MySQL. Distribuciones portables.
2. Instalación y configuración de la infraestructura tecnológica: distribuciones AMP. Método general de instalación de aplicaciones de código libre en servidores web. AMPdoc mblazquez edition.
3. Automatización de bibliotecas: introducción, historia y evolución. Sistemas de gestión integral de bibliotecas. Módulos y arquitectura de un SIGB. Parametrización. Software de código abierto: OpenBiblio, PMB, Koha.
4. Catalogación automatizada: formatos bibliográficos MARC, UNIMARC y MARC21. Catalogación de monografías y publicaciones periódicas. Módulo de autoridades.
5. Migración de datos: exportación e importación. Formatos de intercambio: ISO 2709, MARC-XML, CSV. Problemas habituales y estrategias de resolución.
6. Planificación de la automatización: análisis de necesidades. Cuadros de clasificación funcional. Diagramas de flujo y procesos. Selección de sistemas.
7. Automatización de archivos: conceptos esenciales. El ciclo vital del documento. Modelos archivísticos: norteamericano y español. Archivos administrativos. Normas ISAD(G) e ISAAR(CPF). Descripción multinivel. Herramienta Archon. Portal PARES.
8. Automatización de museos: particularidades del contexto museológico. Sistema DOMUS. Omeka.
9. Gestión de contenidos: sistemas CMS. Drupal: instalación, configuración y módulos.

La automatización de unidades de información ha variado considerablemente desde el punto de vista tecnológico, técnico y documental. Desde su implantación estable a partir de 1990, las bibliotecas, archivos y museos utilizaron inicialmente sistemas ad hoc con bases de datos documentales. Esto significaba la inexistencia de normalización en los procesos documentales y la imposibilidad de vincular y relacionar los catálogos bibliográficos entre sí, así como la descoordinación respecto a los centros de gestión de los que dependían.

En España, los continuos programas de I+D+I lograron impulsar una automatización y adaptación a las nuevas tecnologías de las redes de bibliotecas universitarias, redes de archivos y museos. Posteriormente, los programas de desarrollo de la sociedad de la información en la Unión Europea —más conocidos como Framework Programmes— impulsaron el desarrollo e implantación de sistemas de gestión con mayor proyección y nivel de normalización. En la actualidad se procuran diseñar modelos con bases de datos relacionales e híbridas y lenguajes de programación orientados a su empleo en red, a fin de mejorar las posibilidades y prestaciones de los servicios de consulta y recuperación de información.

Soportes de los sistemas de gestión de UIDs

Los sistemas de gestión de unidades de información y documentación emplean normalmente un modelo tecnológico basado en la arquitectura cliente-servidor. Se considera fundamento tecnológico porque ofrece las bases y soportes de instalación necesarios para que el sistema ofrezca sus servicios en el ámbito de una red.

¿Qué es la arquitectura cliente-servidor?

La arquitectura cliente-servidor es un modelo de diseño de software en el que las tareas o cargas de trabajo se reparten entre los proveedores de recursos o servicios (servidores) y los demandantes de los servicios (clientes). Un servidor es un programa que ofrece un servicio que puede obtenerse en una red: acepta peticiones del cliente, las procesa y devuelve el resultado. Un cliente es quien inicia la comunicación, solicita el servicio e interactúa con el servidor de su misma red mediante los protocolos establecidos.

Tipos de servidores empleados en automatización documental

En el contexto de la automatización de unidades de información, se distinguen varios tipos de servidores según su función:

• Servidor de ficheros: Permite compartir archivos y recursos a través de la red. Funciona como un repositorio central de documentos accesible desde múltiples clientes.
• Servidor de bases de datos: Aloja y gestiona las bases de datos relacionales (MySQL, PostgreSQL) donde se almacenan los registros catalográficos, los datos de usuarios, las transacciones de préstamo y toda la información del sistema de gestión.
• Servidor HTTP (web): Gestiona las peticiones del protocolo HTTP y sirve páginas web. En el contexto documental, Apache HTTP es el servidor más empleado para alojar las interfaces web de los sistemas de gestión (PMB, OpenBiblio, Archon, Drupal).
• Servidor de correo: Gestiona las comunicaciones electrónicas del centro, incluyendo avisos de vencimiento de préstamos, notificaciones de adquisiciones y comunicaciones con usuarios.
• Servidor de impresión: Centraliza la gestión de impresión de registros, listados y etiquetas de tejuelado.

La pila tecnológica AMP: Apache, MySQL y PHP

La gran mayoría de sistemas de gestión documental de código abierto están desarrollados sobre la denominada pila tecnológica AMP (Apache + MySQL + PHP). Esta combinación ofrece un entorno completo para el despliegue de aplicaciones web:

• Apache HTTP Server: Es el servidor web de referencia en el mundo del código abierto. Se encarga de recibir las peticiones de los clientes (navegadores web) y devolver las respuestas, ya sean páginas HTML estáticas o dinámicas generadas por PHP.
• MySQL: Sistema de gestión de bases de datos relacional que almacena todos los datos estructurados del sistema: registros bibliográficos, usuarios, transacciones, parámetros de configuración, etc.
• PHP: Lenguaje de programación interpretado del lado del servidor que genera las páginas HTML dinámicas, procesa los formularios, ejecuta las consultas a la base de datos y controla toda la lógica de negocio de la aplicación.

Esquemas de apoyo

• Esquema 01 — Arquitectura tecnológica cliente/servidor aplicada
• Esquema 02 — Cliente/servidor en una Unidad de Información y Documentación

Evolución histórica: del sistema centralizado a la web

Los primeros sistemas de automatización bibliotecaria en España eran sistemas centralizados basados en terminales tontos conectados a un ordenador central (mainframe). La evolución tecnológica llevó al modelo cliente-servidor con bases de datos relacionales en la década de 1990, y finalmente al modelo web actual, en el que el cliente es un navegador estándar y el servidor aloja toda la lógica de la aplicación. Este último modelo facilita enormemente el mantenimiento y la actualización de los sistemas, al centralizar el software en el servidor y eliminar la necesidad de instalar aplicaciones en cada puesto de trabajo.

Soportes tecnológicos según el modelo de implantación

Un requisito indispensable para el funcionamiento de los programas de automatización de código abierto como OpenBiblio, PMB, Archon, SteveMuseum y Omeka es la instalación previa de un servidor HTTP Apache con compilador PHP y base de datos MySQL. El método de instalación de estos componentes puede ser de tres tipos:

1. Componente a componente. Consiste en la instalación de todos los elementos del servidor uno a uno, comenzando con el servidor Apache HTTP, seguidamente con el módulo de PHP y finalmente con la base de datos MySQL. Su complejidad estriba en la correcta configuración de los parámetros y propiedades de los archivos httpd.conf, php.ini y my.ini.
2. Distribución compacta. Existen distribuciones autoinstalables que incluyen todos los programas del servidor preconfigurados para su correcto funcionamiento. Este método se limita a un instalador de Windows o a la compilación de un archivo en Linux, que guía automáticamente todos los pasos de la instalación evitando errores y ahorrando tiempo. Las distribuciones más conocidas son:
   • Windows: XAMPP, WAMP, EasyPHP, AMPPS
   • Linux: XAMPP para Linux
   • macOS: XAMPP, MAMP, AMPPS
   Este método implica que los servicios Apache y MySQL deben estar activos para que el servidor funcione, lo que hace inviable la portabilidad de la instalación fuera de la máquina en la que fue instalado.
3. Distribución compacta portable. Es el método más sencillo y aconsejado para experimentar con programas de automatización de código abierto. Consiste en una distribución compacta preinstalada en una unidad USB externa, que permite ejecutar los servicios del servidor Apache y MySQL sin instalación residente en el sistema operativo del equipo anfitrión. A estas distribuciones también se las denomina USB-CD porque es posible grabar en un CD-ROM la instalación completa. Las distribuciones más conocidas son Wapache y Server2Go.

Instalación de Server2Go

Para el seguimiento de la asignatura se utiliza la distribución Server2Go, por ser la más completa de su tipo y ofrecer un alto grado de estabilidad en su configuración y funcionamiento. Para su instalación se deben seguir los siguientes pasos:

1. Descargar el programa en su versión extendida y estable (Apache 2.2, PHP, MySQL, Perl incluidos) desde el repositorio Github de su desarrollador Timo Haberkern.
2. Copiar y descomprimir el archivo descargado en un PenDrive o unidad USB con un mínimo de 1 GB de capacidad.
3. Renombrar la carpeta descomprimida con la denominación server2go. Asegurarse de que el contenido de la distribución quede bajo el directorio especificado.
4. Ejecutar el archivo USB:\server2go\Server2Go.exe para iniciar los servicios del servidor Apache HTTP y MySQL.

Una vez instalado, Server2Go requiere algunos ajustes de configuración, especialmente en lo referente al usuario y contraseña de MySQL y PhpMyAdmin:

Pasos previos de seguridad

• Modificar los permisos de directorios, subdirectorios y archivos a modo lectura, escritura y ejecución (chmod 777 en Linux o permisos equivalentes en Windows).
• Hacer copia de seguridad del archivo de configuración general: server2go\pms_config.ini → server2go\pms_config.ini.old
• Hacer copia de seguridad de la configuración de PhpMyAdmin: server2go\admin\phpMyAdmin\config.inc.php → config.inc.php.old
• Hacer copia de seguridad de la configuración de PHP: server2go\server\config_tpl\php.ini → php.ini.old

Parámetros recomendados en pms_config.ini

Configuración de usuario y contraseña en PhpMyAdmin

1. Ejecutar server2go.exe y cargar http://127.0.0.1:4001/phpmyadmin/ en el navegador.
2. Acceder a la pestaña phpmyadmin >> privilegios >> editar usuario root >> cambiar contraseña.
3. Asignar una contraseña al usuario root. Reiniciar Server2Go y repetir con el segundo usuario root disponible.

Configuración recomendada de PHP (php.ini)

Configuración recomendada de Apache (httpd.conf)

Esquemas de apoyo

Los siguientes esquemas ilustran aspectos clave de la instalación y configuración del servidor:

• Esquema 03 — Organizar archivos en C:\appserv\www
• Esquema 04 — Rutas de acceso a carpetas de red local y archivos de configuración
• Esquema 05 — CMD y acceso a MySQL desde línea de comandos

Los sistemas de gestión automatizada de bibliotecas, archivos, centros de documentación y museos de código libre (open source) han sido diseñados en la mayoría de los casos para un funcionamiento basado en la arquitectura cliente-servidor AMP. Una vez instalados y configurados los componentes del servidor, se siguen los pasos generales que se describen a continuación para la instalación de cualquier programa de código libre basado en AMP.

Pasos generales de instalación

1. Descarga del programa

Identificar los programas a descargar y elegir las versiones adecuadas es una tarea que debe llevarse a cabo con cuidado. No siempre las últimas versiones de un programa de código libre ofrecen garantías de correcto funcionamiento. Es habitual que el software incluya indicaciones sobre el tipo de versión:

• RC (Release Candidate): Candidata a versión final, en fase de pruebas intensivas. Relativamente estable pero con posibles errores.
• Stable: Versión estable probada por la comunidad. Es la opción recomendada para entornos de producción y docentes.
• Beta: Versión funcional pero con errores conocidos. Solo para desarrolladores y pruebas.
• Alpha: Versión muy preliminar, con funcionalidades incompletas. No recomendada para uso general.

El programa puede presentarse en diferentes formatos según el sistema operativo de destino:

• .zip, .exe, .msi → instalaciones para Windows
• .tar.gz, .deb → instalaciones para Linux
• .dmg → paquetes autoinstalables para macOS

Los principales sistemas de gestión documental de código abierto y sus fuentes de descarga son:

2. Descompresión y ubicación en el servidor

Una vez descargado el archivo comprimido, se descomprime en el directorio raíz del servidor web. En Server2Go, este directorio es server2go\www\. Cada aplicación debe ubicarse en su propia subcarpeta. Por ejemplo:

3. Creación de la base de datos en MySQL

La mayoría de los sistemas de gestión documental requieren una base de datos MySQL creada previamente o un proceso de instalación que la crea automáticamente. El proceso habitual es:

1. Acceder a PhpMyAdmin: http://127.0.0.1:4001/phpmyadmin/
2. Crear una nueva base de datos con el nombre apropiado (por ejemplo, pmb, archon, openbiblio).
3. Seleccionar la codificación utf8_general_ci o utf8mb4_unicode_ci para garantizar la compatibilidad con caracteres especiales del español.

4. Configuración de la conexión a la base de datos

Cada aplicación dispone de un archivo de configuración donde se especifican los parámetros de conexión a MySQL. Este archivo suele denominarse config.php, database.php o similar. Los parámetros habituales son:

5. Proceso de instalación web (setup)

Una vez configurada la conexión a la base de datos, la mayoría de las aplicaciones disponen de un instalador web accesible en http://127.0.0.1:4001/app/install/. Este instalador realiza las siguientes operaciones:

• Comprueba los requisitos del sistema (versión de PHP, extensiones habilitadas, permisos de directorios).
• Crea las tablas de la base de datos e importa los datos iniciales (tipos documentales, parámetros de configuración, usuarios de prueba).
• Solicita la configuración inicial del sistema (nombre de la biblioteca, idioma, credenciales del administrador).
• Finaliza el proceso y redirige a la interfaz de administración.

Documentos de instalación de los sistemas

Los siguientes documentos describen los procedimientos de instalación de cada uno de los sistemas de gestión empleados en la asignatura:

• Procedimiento de instalación de OpenBiblio
• Procedimiento de instalación de PMB
• Procedimiento de instalación de Archon

Con el objetivo de facilitar la divulgación, enseñanza y formación en materia de automatización de unidades de información, y de proporcionar herramientas de utilidad, se pone a disposición de la comunidad científica y universitaria —con especial dedicación a los profesionales de la información, documentalistas, bibliotecarios, archiveros y museólogos— la distribución AMPdoc mblazquez edition.

AMPdoc mblazquez edition es una distribución portable del servidor web Apache, MySQL, PHP y Perl basada en Server2Go, adaptada específicamente para la instalación de los siguientes sistemas:

• Sistemas de gestión de archivos: Archon, ICA-AtoM
• Sistemas de gestión de bibliotecas: OpenBiblio, PMB, Slims7 Cendana
• Sistemas de gestión de museos: Omeka
• Sistemas de gestión de contenidos (CMS): Joomla, Drupal, Bigtree, CuteFlow
• Sistemas de gestión de blogs: WordPress

De esta forma, es posible trabajar en cualquier entorno documental (biblioteca, archivo, museo, centro de documentación, empresarial) desde cualquier equipo con sistema operativo Windows, e incluso desde cualquier unidad USB en la que se instale la distribución.

Su instalación resulta sencilla: basta con descargar la distribución AMPdoc, descomprimir en la carpeta por defecto (en el equipo o en la unidad USB) y ejecutar el archivo AMPdoc.exe, que cargará el navegador web Mozilla Firefox con todos los programas y servicios disponibles y accesibles.

La automatización de bibliotecas consiste en la consecución secuencial de los procesos, actividades y servicios que se llevan a cabo en el centro bibliotecario. Se desarrolla a través de Sistemas de Gestión Integral de Bibliotecas (SIGB) —también denominados Integrated Library Systems (ILS) en la literatura anglosajona— específicamente diseñados para el tratamiento documental. Pero no son los únicos sistemas que se emplean: los trabajos bibliotecarios incluyen también actividades administrativas, difusión en red y comunicación interna, lo que sugiere la necesidad de clasificar las actividades según el tipo de sistema que puede abordarlas.

Tipología de actividades automatizables en una biblioteca

• Actividades biblioteconómico-documentales: Son las que tienen en cuenta las técnicas y trabajos de la cadena documental: catalogación, clasificación, indización, resumen, signaturización, digitalización, edición de catálogos, edición de repertorios de autoridades, normalización de registros catalográficos, entre otros.
• Actividades administrativas: Gestión de usuarios, adquisiciones y presupuestos, políticas de préstamo, elaboración de estadísticas, planificación del centro y facturación.
• Actividades de comunicación: Difusión de la biblioteca ante su público objetivo, gestión del boletín de novedades, portal web, difusión selectiva de la información (DSI) y redes sociales.

Historia de la automatización de bibliotecas en España

La automatización de bibliotecas en España puede estructurarse en varias etapas:

• Década de 1970-80: Primeros intentos de automatización en grandes bibliotecas universitarias y nacionales, con sistemas propietarios y bases de datos no relacionales. Destacan los proyectos del Ministerio de Cultura para la Biblioteca Nacional.
• Década de 1990: Consolidación del modelo cliente-servidor y adopción del formato MARC como estándar de intercambio. Implantación de los primeros sistemas integrados en redes de bibliotecas universitarias (REBIUN). Proliferación de sistemas propietarios como Absys, Libertas o Dobis-Libis.
• 2000-2010: Emergencia del software de código abierto (Koha, PMB, OpenBiblio), consolidación del OPAC web y comienzo de la web 2.0 aplicada a las bibliotecas. Los formatos de intercambio se amplían a MARC-XML y Dublin Core.
• 2010-actualidad: Sistemas de servicios de biblioteca (Library Services Platforms), integración con repositorios institucionales, linked data y BIBFRAME como evolución de MARC.

Software de gestión bibliotecaria de código abierto

El OPAC: catálogo de acceso público en línea

El OPAC (Online Public Access Catalog) es la interfaz pública del sistema de gestión de bibliotecas que permite al usuario final consultar el catálogo bibliográfico. Es uno de los servicios más valorados por los usuarios y su diseño influye directamente en la capacidad de recuperación de información. Los OPAC modernos incorporan funcionalidades de búsqueda por facetas, corrección ortográfica, exportación de referencias y sindicación de contenidos.

En automatización de bibliotecas es necesario entender la estructura y arquitectura de los sistemas de gestión bibliotecarios. Todo servicio, actividad y proceso de la biblioteca queda descrito y programado en módulos. Los módulos son agrupaciones de pequeños programas diseñados para cumplir una serie de funciones concretas, de manera que la información y los datos que manejan pueden ser compartidos e integrados por el resto de módulos del sistema.

Los módulos contienen las rutinas de servicios, procesos y actividades de la biblioteca y están íntimamente relacionados. La información y datos bibliográficos, así como los de usuarios, políticas de préstamo, tesauros, clasificaciones, etc., están recogidos en bases de datos y tablas de acceso común para todas estas pequeñas aplicaciones. Esto significa que comparten variables, lo que hace muy sencilla la conexión entre las distintas funciones del sistema.

Arquitectura de sistemas: enfoques

Existen diversos enfoques en la concepción de los sistemas de gestión. Se denomina arquitectura de sistemas, en el presente contexto, a la forma en que se asignan las funciones a los diversos módulos y se determinan sus relaciones y cargas de trabajo:

• Sistema distribuido: Las funciones y bases de datos se reparten entre varios servidores. Ofrece mayor escalabilidad y tolerancia a fallos, pero requiere mayor complejidad de administración.
• Sistema centralizado: Toda la lógica reside en un único servidor. Más sencillo de administrar pero con mayor riesgo ante fallos del hardware.
• Sistema modular integrado: Es el modelo más habitual en los SIGB. Un único servidor aloja todos los módulos, que comparten una base de datos común y se comunican entre sí mediante APIs internas.

El módulo de administración

El módulo de administración es el núcleo de control del sistema. Desde él se gestionan todos los parámetros que afectan al funcionamiento global del SIGB. Sus principales funciones son:

• Gestión de usuarios del sistema: Creación y modificación de cuentas de personal de la biblioteca, asignación de perfiles y permisos de acceso a los distintos módulos.
• Parametrización del sistema: Definición de los tipos documentales, categorías de usuarios, políticas de préstamo, localizaciones y estados de conservación.
• Gestión de tesauros y autoridades: Control de los vocabularios controlados, listas de autoridades de autores, entidades, materias y clasificaciones.
• Configuración del OPAC: Aspectos visuales y funcionales de la interfaz pública de consulta, incluyendo los campos de búsqueda, filtros y presentación de resultados.
• Informes y estadísticas: Generación de estadísticas de uso, préstamos, adquisiciones y actividad general del sistema.
• Herramientas de mantenimiento: Copias de seguridad de la base de datos, importación y exportación de datos, actualizaciones del sistema.

Enfoques en la parametrización modular

La arquitectura de los SIGB puede variar significativamente de un sistema a otro. Por ejemplo:

• En PMB, el módulo de administración incluye la gestión de las plantillas del OPAC, los parámetros de catalogación, los tipos de documentos, los índices de búsqueda y la configuración de la circulación. Es uno de los sistemas más configurables y por ello también uno de los más complejos.
• En OpenBiblio, la administración se centra en los parámetros básicos de préstamo, tipos de materiales, tipos de usuarios y configuración del catálogo MARC.
• En Koha, el módulo de administración es extremadamente potente y permite configurar casi todos los aspectos del sistema, desde las reglas de circulación hasta los campos MARC personalizados.

Esquemas de apoyo

• Esquema 06 — Módulos de un sistema de gestión bibliotecario
• Esquema 07 — Ejemplo de módulo de administración en un SIGB
• Esquema 08 — Relación de las tablas que interactúan en un préstamo

El concepto de parametrización responde a una cuidadosa planificación de la biblioteca a la hora de determinar qué tipologías de documentos se introducen, qué políticas de préstamo afectarán a qué tipos de documentos y usuarios, qué denominación tendrán las localizaciones de los documentos, etc. Todos estos valores constituyen la parametrización del sistema. Si bien la aplicación no viene preconfigurada para cada biblioteca concreta, sí es responsabilidad del centro elaborar dicha planificación y establecer unos parámetros normalizados para operar con la información y los registros con los que se alimente el sistema.

Por regla general, en la práctica totalidad de los sistemas de gestión de bibliotecas, es posible determinar los siguientes parámetros:

• Tipo de usuario: Alumno, profesor, personal administrativo, usuario externo, etc.
• Tipo de documento: Monografía, publicación periódica, material audiovisual, recurso electrónico, mapa, partitura, etc.
• Perfil de préstamo: Combinación de tipo de usuario y tipo de documento que determina el número máximo de préstamos simultáneos y el período de préstamo.
• Estado de conservación del documento: Bueno, regular, deteriorado, para restaurar.
• Estado de circulación del documento: Disponible, prestado, en proceso, excluido del préstamo, en reserva, extraviado.
• Localizaciones del documento: Definición de plantas, salas, estanterías e incluso baldas.
• Orígenes del documento: Compra, donación, canje, depósito legal.
• Tipo de adquisición: Compra directa, suscripción, licitación pública.
• Perfil de colección: Fondo general, fondo de referencia, colección local, material no librario.
• Categorías de difusión selectiva de la información (DSI): Perfiles temáticos de interés para los usuarios.
• Categorías de autoridades: Puntos de acceso a nombres, materias y clasificaciones.
• Categorías estadísticas: Indicadores de rendimiento normalizados (ISO 11620).

Para cada uno de estos parámetros se suelen definir cuatro aspectos fundamentales:

1. Código del parámetro: Identificador único, habitualmente alfanumérico y breve (ej. MON para monografía, ALU para alumno).
2. Denominación del parámetro: Nombre completo y descriptivo.
3. Descripción del parámetro: Explicación del alcance y uso del parámetro.
4. Valores específicos del parámetro: Rango de valores admitidos, valores por defecto, restricciones.

Ejemplo de tabla de parametrización

Siempre es conveniente que todos los aspectos que se definan estén normalizados conforme a la política de la biblioteca y a formas sintácticas previamente reglamentadas o convenidas.

Se denomina migración de datos al proceso que tiene por objeto tanto la importación como la exportación de una determinada información almacenada en un sistema de bases de datos para llevar a cabo su traspaso a otro sistema. La migración de datos tiene su fundamento en la necesidad de cambiar de sistema de gestión, ya sea por ampliación de capacidades, cambio de tecnología, fusión de centros o cualquier otra circunstancia que obligue a trasladar el fondo documental de un entorno a otro.

Con bastante frecuencia, las operaciones de exportación de datos requieren un tratamiento especial y resultan muy costosas. Esto sucede cuando:

• Incompatibilidad de formatos: El formato de exportación del sistema de origen no coincide con el de importación del sistema de destino. Por ejemplo, exportar en formato .wk1 e intentar importar a MySQL, que solo acepta .sql, .xml o .csv.
• Incompatibilidad de codificación de caracteres: Con frecuencia se tratan de importar datos codificados con ISO-8859-1 cuando las tablas de la base de datos de destino están configuradas en UTF-8 Unicode. Esto provoca la aparición de caracteres extraños en los registros importados.
• Incompatibilidad de estructura de campos: Cuando los campos del sistema de origen no tienen equivalencia directa en el sistema de destino, es necesario realizar un proceso de mapeo o correspondencia de campos.
• Datos incompletos o inconsistentes: Registros sin campos obligatorios, datos duplicados o con errores ortográficos que deben ser depurados antes de la migración.

Formatos de intercambio en bibliotecas

Los principales formatos de intercambio utilizados en la migración de datos entre sistemas bibliotecarios son:

ISO 2709

ISO 2709 es la norma internacional que define la estructura del intercambio de información bibliográfica. Es el formato de intercambio en el que se basan MARC 21, UNIMARC y otros formatos MARC. El estándar define una estructura de registro con:

• Cabecera (Leader): Los primeros 24 caracteres de cada registro, que contienen información sobre su longitud, tipo, nivel bibliográfico y otras propiedades del registro.
• Directorio: Lista de los campos presentes en el registro con su etiqueta, longitud y posición dentro del registro.
• Campos de datos: Los propios campos MARC con sus indicadores y subcampos.

Ejemplo de estructura de un registro ISO 2709 en bruto:

MARC-XML

MARC-XML es una serialización del formato MARC en XML, lo que facilita su procesamiento con herramientas estándar de transformación de documentos (XSLT). Permite la interoperabilidad entre sistemas sin necesidad de implementar el estándar ISO 2709 directamente.

CSV (Comma-Separated Values)

Formato de texto plano en el que los campos están separados por comas (o punto y coma en entornos de habla hispana). Es el formato más universal para la importación y exportación de datos tabulares, pero pierde la riqueza estructural de MARC al no soportar subcampos ni indicadores.

Dublin Core

Vocabulario de metadatos compuesto por 15 elementos básicos (title, creator, subject, etc.) que permiten describir cualquier recurso de información de forma sencilla. Se emplea principalmente en repositorios institucionales y en la interoperabilidad mediante el protocolo OAI-PMH.

El proceso de migración: fases

Buenas prácticas en la migración de datos

• Realizar siempre una copia de seguridad completa del sistema de origen antes de iniciar el proceso.
• Efectuar la migración en un entorno de pruebas antes de aplicarla al sistema de producción.
• Establecer un plan de reversión que permita volver al sistema anterior si la migración falla.
• Verificar la integridad referencial de los datos importados: que los registros de ejemplares apuntan a los registros bibliográficos correctos, que los préstamos están vinculados a los usuarios correctos, etc.
• Documentar todo el proceso de migración, incluyendo las transformaciones realizadas, los errores encontrados y las soluciones aplicadas.

Esquemas y documentación de apoyo

• Esquema 11 — La delimitación de campos e información en un formato de exportación
• Esquema 12 — Delimitación de campos y datos en ISO 2709 UNIMARC

La planificación de la automatización de una unidad de información es un proceso previo e imprescindible que debe abordarse antes de la selección e implantación de cualquier sistema de gestión. Una automatización bien planificada garantiza que el sistema elegido se adapta a las necesidades reales del centro, que los datos existentes pueden migrarse correctamente y que el personal dispone de las competencias necesarias para operar el nuevo entorno tecnológico.

1. Conocer el sistema de automatización de origen y de destino

Conociendo el sistema de automatización de origen, se pueden identificar las necesidades y carencias que debe solventar el sistema de automatización de destino. Esto implica realizar un análisis exhaustivo del sistema actual: sus módulos, sus limitaciones, el estado de los datos almacenados y los flujos de trabajo del personal. A partir de este diagnóstico es posible establecer los requisitos funcionales que debe cumplir el nuevo sistema.

2. Asegurar la migración de datos y contenidos

Se trata de garantizar que todos los datos utilizados por el sistema de origen puedan ser utilizados en el de destino. Para ello se suelen exportar las siguientes tablas comunes:

• Tablas del catálogo automatizado (registros bibliográficos y de ejemplares).
• Tablas de circulación (préstamos activos, histórico de transacciones).
• Tablas de usuarios (datos personales, categorías, histórico de préstamos).
• Tablas de adquisiciones (pedidos, proveedores, facturas).
• Tablas de los servicios de referencia.
• Tablas de registro de recursos electrónicos.
• Tablas de inventario y registro general.

A este proceso de exportación suele añadirse una fase de corrección y transformación de los parámetros, para facilitar la adaptación en el sistema de destino. Las políticas de préstamo, tipologías documentales, tipos de fondos, tipos de usuarios y valores predeterminados deben ser revisados y tratados convenientemente a fin de lograr la máxima depuración en el proceso.

3. Describir los servicios y procesos documentales

Conociendo los servicios y actividades documentales que se desempeñan en el centro, resulta más sencillo determinar el mecanismo de la automatización y la tecnología que debe ser empleada. Para ello se elaboran esquemas de la cadena documental atendiendo a sus servicios y procesos:

• Esquema de los servicios que presta el centro de información.
• Esquema de la cadena documental, atendiendo a las actividades que se desempeñan para ofrecer los servicios determinados.

En función de la cadena documental presentada, es necesario conocer cuáles son los medios técnicos en relación al hardware y software que se están utilizando y su validez para la instalación del nuevo sistema de automatización.

Los esquemas más relevantes para la planificación son:

• Esquema 09 — Capas o niveles de un sistema de gestión bibliotecario (planificación)

4. Establecer las necesidades prioritarias de la automatización

A partir del análisis de servicios, datos y tecnología, se establecen las necesidades prioritarias que debe cubrir el nuevo sistema. Estas necesidades se ordenan por prioridad y sirven de base para la evaluación y selección del software más adecuado.

5. Desarrollar un plan estratégico

El plan estratégico de automatización identifica la Misión, Metas, Objetivos y Acciones del proyecto:

• Misión: Razón de ser de la biblioteca o unidad de información, sus propósitos, visión de conjunto y filosofía de servicio al usuario. Abarca las políticas de adquisición, organización, distribución y uso de los recursos y servicios que debe suministrar.
• Metas: Desde el punto de vista técnico y de la automatización, constituyen el destino o punto de desarrollo a conseguir. Ejemplos: implantación de un OPAC; implantación de un sistema de DSI (Difusión Selectiva de la Información); implantación de un tesauro automatizado.
• Objetivos: Breves afirmaciones o enunciados que resuelven una acción o trabajo determinado. Ejemplos: exportar datos en formato TAB; transformar datos de formato TAB a formato CSV; importar datos en formato CSV; analizar datos con parser ISO 2709.
• Acciones: Actividades cuantificables y específicas para lograr un objetivo concreto. Ejemplo: para analizar datos con parser ISO 2709, se necesita ejecutar la acción "buscar y reemplazar carácter coma por punto" en el fichero exportado.

6. Evaluación y adaptación del plan estratégico

La estimación de costes del plan tecnológico contempla los siguientes apartados:

• Costes derivados de la compra de hardware.
• Adquisición del sistema de automatización (licencias).
• Costes de adaptación del sistema en los módulos que no se ajusten a las necesidades de la unidad de información.
• Conexión a la red y telecomunicaciones.
• Migración y conversión de datos para su importación al nuevo sistema.
• Suscripciones, licencias y mantenimiento del hardware y del programa de automatización.
• Acceso a bases de datos bibliográficas externas.
• Sistemas de automatización adicionales (herramientas de estadística, repositorios, etc.).
• Cursos de aprendizaje de los nuevos sistemas para el personal.
• Tiempo de adaptación del personal al nuevo entorno de trabajo.

7. Elegir un sistema de automatización que cubra las especificaciones del centro

• Los nuevos sistemas integrados: expectativas y capacidades reales.
• Adaptación a una red de bibliotecas o consorcio.
• Software libre o propietario: análisis comparativo.
• Entorno de red: LAN, WAN, nube.
• Tecnología aplicada: AMP, Java, .NET, etc.
• Unificación a un consorcio de bibliotecas: reducción de costes y adquisición de experiencia compartida.

9. Ejemplo de plan estratégico

1. Opciones de implementación del sistema, con análisis de alternativas disponibles.
2. Análisis, exportación y copia de seguridad de la información bibliográfica existente.
3. Conversión retrospectiva: preparación del proceso de migración de los registros en papel o en formatos obsoletos.
4. Requerimientos y especificaciones del sistema: preparación de todas las características y opciones que se determinen como necesarias.
5. Análisis de presupuestos y opciones de automatización completas.
6. Establecer la negociación de las funciones que debe llevar a cabo el sistema seleccionado.
7. Implementación del sistema: instalación, carga de datos, preparación física de la biblioteca, preparación de los medios técnicos, equipamiento, entrenamiento del personal, adaptación y evaluación del sistema.
8. Definición de las especificaciones técnicas del sistema de automatización: funciones y servicios para el usuario; actividades y procesos de la cadena documental; formatos de trabajo y opciones de exportación; normativas de seguridad de los datos; características del mantenimiento y garantías.

10. Evaluar propuestas y seleccionar el sistema

• Demostraciones del sistema por parte del proveedor o de la comunidad de usuarios.
• Análisis de costes a corto, medio y largo plazo.
• Constitución de un equipo evaluador interdisciplinar (bibliotecarios, informáticos, gestores).

11. Adaptaciones del sistema a los requerimientos específicos

• Adaptaciones especiales: módulos o funciones no incluidas en el sistema original.
• Parametrización completa según los estándares y necesidades del centro.
• Importación de datos desde el sistema anterior.

12. Fase de pruebas y entrenamiento

La fase de pruebas verifica que el sistema funciona correctamente en el entorno real del centro, con datos reales y usuarios reales. El entrenamiento del personal debe cubrir tanto el uso operativo del sistema (catalogación, circulación, informes) como la administración y mantenimiento básico.

Para elaborar correctamente una representación del estado de la cuestión previa a la automatización de un centro, es necesario crear los correspondientes diagramas que muestren el funcionamiento de la cadena documental. De esta forma, se puede estudiar qué uso se está haciendo de una aplicación determinada para automatizar el centro, así como determinar más fácilmente qué áreas quedan sin tratamiento y qué aspectos pueden mejorarse a lo largo del recorrido de la información.

Son necesarios al menos los siguientes modelos esquemáticos:

• Diagrama de flujo y procesos: Necesario para expresar la cadena documental de un centro determinado, así como para establecer la relación con los servicios y procesos concretos que se llevan a cabo. Define la entrada y salida de la información o documentación, así como los procesos intermedios fundamentales: registro, precatalogación, catalogación, clasificación, indización, resumen, normalización de autoridades, organización topográfica, tejuelado, etc.
• Organigrama administrativo: Forma de diagrama diseñada para la representación de los puestos de trabajo disponibles en un centro, mostrando su estructura jerárquica o decisoria. En automatización, es necesario para determinar las funciones desempeñadas en cada puesto y los puntos de acceso del sistema de gestión para el centro.
• Diagrama entidad-relación: Representa las entidades que intervienen en un sistema de información y las relaciones que se establecen entre ellas. Fundamental para comprender la estructura de la base de datos subyacente al sistema de gestión.

Herramientas recomendadas

La alternativa de código abierto: detalle de herramientas

Dia Diagrams

Aplicación de código abierto, desarrollada inicialmente para el entorno GNOME (GNU/Linux), que utiliza librerías GTK. En la actualidad existen versiones adaptadas para Windows. Se utiliza fundamentalmente para elaborar diagramas de flujo y entidad-relación para la concepción de bases de datos relacionales. Su interfaz sencilla la convierte en una buena herramienta para iniciarse en el diseño de diagramas sin necesidad de conocimientos previos de notación UML.

Sitio web: wiki.gnome.org/Apps/Dia

Graphviz

Aplicación especializada en el desarrollo de diagramas automatizados a gran escala para la investigación cibermétrica y de análisis de redes. También soporta el diseño de diagramas de flujo, entidad-relación, de cluster, UML, de perfiles y procesos. Graphviz genera los diagramas a partir de descripciones en lenguaje DOT, lo que permite automatizar la representación de grandes conjuntos de datos relacionales.

Sitio web: graphviz.org

yEd Graph Editor (yWorks)

Aplicación dedicada al diseño de diagramas orientados a la web. Incorpora opciones de representación jerárquica, orgánica, ortogonal, en árbol, circular y tipologías UML. Es especialmente potente para representar grafos complejos de relaciones entre entidades, lo que la convierte en una herramienta muy adecuada para visualizar las relaciones entre agrupaciones documentales, módulos de sistemas de gestión o redes de autoridades.

Sitio web: yworks.com/products/yed

Ajaxio (herramienta experimental)

Sistema experimental desarrollado por James MacFarlane para la edición de diagramas básicos de procesos en línea, utilizando técnicas de programación AJAX. Permite elaborar sencillos esquemas editables y configurables directamente desde el navegador, sin necesidad de instalar ningún software. Aunque tiene una funcionalidad limitada, resulta útil para bocetos rápidos y para la colaboración en red.

La aplicación de los conocimientos archivísticos de identificación, valoración, descripción y difusión en sistemas de gestión automatizados constituye el núcleo de la presente sección. Para ello se utilizarán sistemas de gestión de archivos y recuperación que permitan poner en práctica dichos conocimientos, así como su ajuste a los principios archivísticos seguidos en España.

Concepto de archivo

Existen diversas concepciones de lo que es un archivo. Las siguientes definiciones de autores fundamentales permiten extraer las características esenciales que los distinguen:

H. Jenkinson (1947): "Los archivos son documentos acumulados por un proceso natural en el curso de la tramitación de los asuntos de cualquier tipo, público o privado, en cualquier fecha, y conservados después para su consulta, bajo la custodia de las personas responsables de los asuntos en cuestión o por sus sucesores."

T. R. Schellenberg (1956): "Los archivos son aquellos registros (documentos) de cualquier institución pública o privada que hayan sido considerados a meritar (valorados) para su preservación permanente con fines de investigación o para referencia y que han sido depositados o escogidos para guardarse en una institución archivística."

E. Lodolini (1970): "El archivo es el conjunto de documentos formados en el ámbito de una persona física o jurídica en el curso del desarrollo de su actividad y, por tanto, ligados por un vínculo necesario; los cuales, una vez perdido el interés para el desarrollo de la actividad misma, han sido seleccionados para la conservación permanente como bienes culturales."

Ley del Patrimonio Histórico Español (1985): "Los archivos son los conjuntos orgánicos de documentos, o la reunión de varios de ellos, reunidos por las personas jurídicas, públicas o privadas, en el ejercicio de sus actividades, al servicio de su utilización para la investigación, la cultura, la información y la gestión administrativa."

De estas definiciones pueden extraerse los elementos constitutivos esenciales de un archivo:

• Vínculo archivístico: Los documentos están ligados entre sí por un nexo orgánico derivado de la actividad del productor.
• Origen institucional o personal: Los documentos son generados o recibidos por una entidad (pública o privada) o persona en el ejercicio de su actividad.
• Valor permanente: Los documentos han sido valorados positivamente para su conservación a largo plazo por su valor histórico, probatorio o informativo.
• Custodia organizada: Los documentos se conservan en una institución archivística bajo responsabilidad profesional.

Además de las definiciones clásicas, la formulación de A. Heredia (1987) añade una perspectiva integradora especialmente útil:

"Archivo es uno o más conjuntos de documentos, sea cual sea su fecha, su forma y soporte material, acumulados en un proceso natural por una persona o institución pública o privada en el transcurso de su gestión, conservados, respetando aquel orden, para servir como testimonio e información para la persona o institución que lo produce, para los ciudadanos o para servir de fuentes de historia."

Y el Diccionario de Terminología Archivística del CIA incorpora la noción de transmisión institucional:

"Archivo es el conjunto de documentos, sean cuales sean su fecha, su forma y su soporte material, producidos o recibidos por toda persona física o moral, y por todo servicio u organismo público o privado, en el ejercicio de su actividad, y son, ya conservados por sus creadores o por sus sucesores para sus propias necesidades, ya transmitidos a la institución de archivos competente en razón de su valor archivístico."

Las fases del documento archivístico

Los documentos atraviesan diversas fases establecidas en función de su ciclo vital. Este concepto, desarrollado en los años treinta, viene a significar que "la información documental tiene una vida similar a la de un organismo biológico, el cual nace (fase de creación), vive (fase de mantenimiento y uso) y muere (fase de expurgo)". Las tres fases del ciclo vital son:

• Fase de Creación: Constituye la génesis del documento archivístico, como resultado de las actividades y relaciones que se desempeñan entre la administración y las personas físicas y jurídicas. El documento en esta fase suele encontrarse en una oficina o archivo de gestión y es objeto de uso intensivo para la resolución de los asuntos propios de su creador.
• Fase de Mantenimiento y Uso: Contempla el período en que el documento aún presenta un valor administrativo, jurídico, informativo o legal. La documentación puede situarse en archivos intermedios o centrales antes de ser valorada definitivamente.
• Fase de Expurgo: En los casos en que el documento pierde sus valores primarios y carece de valores secundarios (principalmente el valor histórico), se procede a su eliminación definitiva, quedando constancia de su existencia en los registros de transferencia. Si tiene valor secundario, se conserva permanentemente en un archivo histórico.

Valores del documento archivístico

El documento archivístico puede presentar dos tipos de valores:

• Valor Primario: Es el valor que posee todo documento desde su creación, tanto en un archivo administrativo gubernamental como público o privado. Se consideran valores primarios el valor legal, administrativo, jurídico, probatorio e informativo. Todo documento archivístico de la administración pública posee un valor esencial de "fe pública" con carácter legal.
• Valor Secundario: El documento, cumplido su período vital en el proceso administrativo, cobra un nuevo valor, acrecentado con el tiempo: el de servir como fuente para la investigación histórica y la acción cultural. También se denomina valor histórico o permanente.

El documento archivístico

El documento de archivo se distingue del documento bibliográfico en varios aspectos fundamentales:

Principios archivísticos fundamentales

La archivística se rige por dos principios fundamentales que determinan la organización y descripción de los fondos:

• Principio de procedencia: Los documentos de diferentes productores deben mantenerse separados y no mezclarse entre sí. Los archivos de un productor deben preservar su entidad como conjunto orgánico.
• Principio de orden original: Los documentos de un mismo productor deben conservar el orden que tenían en el momento de su creación o utilización, es decir, el orden que les dio el propio productor.

En el modelo archivístico norteamericano se distinguen dos elementos fundamentales: los Archivos (Archives) y las Oficinas (Records Management). Las oficinas incluyen todos los documentos (Records) creados o recibidos por una organización en el curso del desempeño de sus actividades. Los archivos incluyen y almacenan documentos cuya tramitación ha finalizado y que han sido valorados formalmente como poseedores de valores permanentes de prueba a efectos de investigación (valores secundarios).

El ciclo vital del documento

Según James B. Rhoads, el modelo norteamericano establece 4 fases en el ciclo vital del documento, sin que este proceso suponga o constituya un sistema archivístico, como ocurre en el caso español:

• Primera fase — Creación de los documentos: Incluye el diseño y preparación de los formularios, el acopio de informes, normativas y directivas, y la aplicación de las tecnologías de la información a estos procesos. En definitiva, cómo se crea el documento y cómo se tramita correctamente.
• Segunda fase — Utilización y mantenimiento de los documentos: Comprende el desarrollo de sistemas y programas que permitan la continuación de la administración gubernamental en caso de catástrofes. Para ello es preciso disponer de sistemas de recuperación, reproducción y mantenimiento de la documentación esencial.
• Tercera fase — Disposición de los documentos (Archival Appraisal): Consiste en la evaluación de los valores de la documentación de oficina (lo que requiere la identificación y descripción de las series). Conforme a esta evaluación se expurgará la documentación que no posea valores permanentes y se transferirá a los archivos aquella que sí los posea. Ello conlleva la elaboración de cuadros de "Retención" y "Disposición de Documentos" —lo que en el sistema archivístico español se denomina "Calendarios de Conservación" o "Manuales de Expurgo".
• Cuarta fase — Administración de archivos: Trata del archivo físico y sus fondos. En cuanto al primero, se ocupa del diseño, equipamiento, conservación y reparación de los depósitos. En relación al segundo, se ocupa de la organización y descripción de los fondos, del desarrollo de políticas de acceso, de los servicios de referencia y de la difusión de los archivos.

Órganos del sistema archivístico español

El Centro de Información Documental de Archivos (CIDA), desde 1979, año de su creación, tiene una triple finalidad: garantizar la protección del Patrimonio Documental de la nación, facilitar el acceso a la documentación con fines de investigación y hacer accesible a los profesionales de los archivos la bibliografía especializada. Para la consecución de sus fines desarrolla los siguientes programas principales:

• El Censo-Guía de Archivos: Recoge información sobre la mayor parte de los archivos del país, tanto públicos como privados.
• La Biblioteca especializada en Archivística: Cuenta con una base de datos automatizada (BARC) y publica un boletín de información que recoge la bibliografía profesional ingresada en la biblioteca.

La Junta Superior de Archivos es el órgano consultivo cuyas funciones básicas son: elevar propuestas al director general para mejorar el Patrimonio Documental y los archivos, y asesorar e informar cuando sea consultada por dicho director.

El Instituto del Patrimonio Histórico incluye entre sus competencias la elaboración de planes para la conservación del Patrimonio Histórico Español. Dentro del departamento de Bienes Muebles, el Servicio de Libros y Documentos tiene encomendado la restauración de bienes del Patrimonio Histórico y el asesoramiento técnico respecto a las instalaciones de archivos y bibliotecas estatales.

El Consejo del Patrimonio Histórico facilita la comunicación y el intercambio de programas de actuación entre el Estado y las Comunidades Autónomas para la conservación, fomento y difusión del Patrimonio Histórico Español.

El sistema de archivos de la administración española

A diferencia del modelo norteamericano, el sistema archivístico español establece una progresión de transferencias a lo largo del ciclo vital del documento, articulada en cuatro niveles:

• Archivo de oficina o gestión: Conserva la documentación activa mientras está siendo tramitada o mientras su consulta es habitual (0-5 años aproximadamente).
• Archivo central: Recibe la documentación semiactiva transferida desde los archivos de oficina. Gestiona la documentación que, aunque ha perdido uso frecuente, puede ser consultada esporádicamente (5-15 años).
• Archivo intermedio: Custodia la documentación pendiente de valoración final. En España, el principal archivo intermedio del Estado es el Archivo General de la Administración (AGA) en Alcalá de Henares.
• Archivo histórico: Conserva permanentemente la documentación con valor histórico, que ha superado el proceso de valoración y ha sido considerada de interés permanente para la investigación.

La estructura orgánica del sistema archivístico de la administración española está constituida por los archivos de oficina o administrativos, el archivo central, el archivo intermedio y el archivo histórico. A continuación se describen los aspectos esenciales de cada uno de ellos:

El Archivo de Oficina

Los archivos de oficina tienen como principal función la conservación de la documentación producida mientras su tramitación o necesidad de uso está vigente. La documentación generada en un archivo de oficina es el resultado de la relación de las personas físicas y jurídicas con la administración pública, lo que significa que los expedientes generados poseen valores que otorgan fe pública, validez jurídica, administrativa y probatoria.

Organización

Un archivo de oficina, según la tradición española, no se organiza por materias. El principio de organización gira en torno al cuadro de clasificación del propio sujeto productor, el tipo de expediente o trámite iniciado y la sección o área a la que pertenece la entidad pública de origen. Es decir, se aplica de forma directa el principio de procedencia, respetando siempre el orden de creación de las series documentales.

Tipología documental generada en las oficinas

• Correspondencia: Todos los documentos que permiten mantener una relación administrativa entre personas físicas y jurídicas con la administración pública, así como las comunicaciones internas entre organismos.
• Expedientes: Unidades documentales complejas formadas por un conjunto de documentos ordenados cronológicamente que documentan un trámite o procedimiento administrativo.
• Informes y dictámenes: Documentos técnicos o jurídicos que expresan la opinión fundamentada de un órgano o funcionario sobre un asunto determinado.
• Actas: Documentos que recogen los acuerdos adoptados en reuniones de órganos colegiados.
• Resoluciones y decretos: Documentos de carácter normativo o decisorio emitidos por la autoridad competente.

El Archivo Central

El archivo central recibe, organiza y conserva la documentación transferida desde los archivos de oficina cuando los expedientes han cumplido su ciclo de tramitación inicial. Su función más importante es llevar a cabo los procesos de identificación, valoración, descripción y difusión de las series documentales recibidas. Como resultado del proceso de transferencia, gran cantidad de series documentales suelen perder su validez administrativa aunque conserven el valor probatorio o jurídico.

Funciones del Archivo Central

• Identificación: Determina la procedencia y la estructura interna del fondo del que procede cada serie. Se estudia el sujeto productor (componente orgánica) y el tipo documental (componente funcional). El resultado es la creación de los cuadros de clasificación que sistematizan las funciones y competencias de la entidad productora.
• Valoración: Analiza los valores legales, administrativos, jurídicos, informativos o probatorios de la documentación, siempre respetando la Ley 16/1985 de Patrimonio Histórico, la Ley Orgánica 15/1999 de Protección de Datos y la Ley de Régimen Jurídico. Incluye los plazos de prescripción de los valores primarios para establecer el calendario de transferencia al archivo intermedio.
• Descripción: Se lleva a cabo con la información obtenida en la identificación y valoración, facilitando la descripción de los contenidos atendiendo a las fracciones cronológicas y las particularidades de acceso, transferencia o expurgo.
• Difusión: Sirve la documentación que soliciten los ciudadanos u otras entidades públicas, salvaguardando la legislación de acceso (registro del solicitante, documentación requerida, tipo documental, fecha y lugar de consulta, período del préstamo y responsable).
• Conservación: Evita acumulaciones excesivas, facilita la fluidez de las transferencias y mantiene la protección física de la documentación mediante carpetas normalizadas y condiciones ambientales adecuadas.

Instrumentos de control del Archivo Central

Registros de Entrada y Salida, Registro de Préstamos a terceros archivos, Registro de Consultas de usuarios e investigadores, Registro Topográfico (descripción de la localización de las unidades de instalación en el depósito) y Registro Gráfico de depósitos.

El Archivo Intermedio

El archivo intermedio recibe la documentación transferida desde los archivos centrales de los distintos organismos de la administración pública. En España, el principal archivo intermedio del Estado es el Archivo General de la Administración (AGA), con sede en el palacio arzobispal de Alcalá de Henares, creado en 1969. Tal como establece la Ley 16/1985 de Patrimonio Histórico, la documentación permanece en el archivo intermedio hasta que pierde todos sus valores administrativos. En este estadio se produce la transformación decisiva del valor documental: si la documentación posee interés histórico, será identificada, valorada y transferida al archivo histórico correspondiente; en caso contrario, se procederá a su eliminación conforme al calendario de conservación.

El Archivo Histórico

El archivo histórico constituye el último estadio del ciclo vital de un documento archivístico. El valor de las series viene determinado por su capacidad para dar testimonio de hechos acontecidos cuya relevancia para la historia o cultura del país los convierte en parte del patrimonio histórico español. Sus funciones esenciales son la conservación y preservación de tales documentos, su correcta identificación, descripción y puesta a disposición para el estudio y la investigación.

Herramientas esenciales del sistema archivístico

• Cuadro General de Competencias: Recoge las funciones asignadas a la entidad y los tipos documentales que genera. Facilita el desarrollo de los cuadros de clasificación funcionales utilizados en las transferencias.
• Registro de Transferencias: Confirma las relaciones de entrega entre los distintos niveles del sistema archivístico.
• Listados normalizados de autoridades: Permiten establecer puntos de acceso normalizados para entidades, personas, materias y lugares geográficos.
• Formularios e impresos normalizados: Relaciones de entrega, testigos, peticiones, comunicaciones internas, etc.
• Normas de gestión: Contemplan las características específicas para el tratamiento de las series, el rango temporal y los atributos que regularán su transferencia posterior.

Centros: Archivos Nacionales

• Archivo General de Simancas. Carlos I dispuso entre 1540 y 1544 que se llevara a Simancas la documentación real. Felipe II mandó guardar allí toda la documentación de la Corona y Real Patrimonio. En 1588 adquirió carta de naturaleza mediante la "Instrucción para el Archivo Real de Simancas", que ordenaba la transferencia periódica de los documentos de los órganos de gobierno.
• Archivo Histórico Nacional. Creado en 1866 para dar cabida a los archivos de las órdenes e instituciones eclesiásticas suprimidas a raíz de la desamortización de Mendizábal. Con el tiempo se fueron agregando otros fondos heterogéneos, desde la Administración del Estado hasta archivos privados y colecciones.
• Archivo de la Corona de Aragón. Creado en 1180, recoge la documentación de la monarquía aragonesa, importante no solo para la historia de esta corona, sino también para amplias zonas de Francia y casi toda Italia durante la Edad Media.
• Archivo General de Indias. Fundado en 1785, con la idea de reunir en un solo depósito toda la documentación de los organismos centrales de gobierno de las posesiones de ultramar.
• Archivo General de la Administración (AGA). Creado en 1969 como sucesor del Archivo General Central (1858). Concebido como depósito intermedio para la valoración, selección y conservación definitiva de la documentación de los ministerios y demás organismos de la Administración Central del Estado. Tiene su sede en el palacio arzobispal de Alcalá de Henares.

Centros: Archivos Regionales

• Archivo del Reino de Valencia. Creado por Felipe V, comenzó a recibir fondos en 1810. Su gestión ha sido transferida a la Comunidad Valenciana.
• Archivo del Reino de Galicia. Posee fondos de carácter judicial y los procedentes del Archivo Provincial de La Coruña. Transferido a la Xunta de Galicia.
• Archivo del Reino de Mallorca. Incluye fondos documentales de las instituciones del viejo reino balear desde el siglo XIII: notariales, contadurías de hipotecas, servicios periféricos y fondos particulares. Transferido a la Comunidad Balear.
• Archivos de las Chancillerías. La Real Chancillería de Valladolid y la de Granada conservan fondos judiciales del siglo XV hasta 1834. Actúan como archivos históricos regionales. La de Granada ha sido transferida a la Junta de Andalucía.

Centros: Archivos Históricos Provinciales

Existen en prácticamente todas las provincias españolas, conservando los fondos notariales provinciales, las contadurías de hipotecas y la documentación de los servicios periféricos de la Administración estatal. Un número significativo ha sido transferido a las respectivas comunidades autónomas.

Archivos en línea de referencia

• Archivo de Arganda del Rey
• Archives in London and the M25 area (AIM25)
• Archives of Maryland Online
• Archives Nationales (Francia)
• Archives Society of Alberta
• ARCHI WEB – Archivi storici della Regione
• BC Archives – Gobierno de British Columbia
• Memoria Digital de Canarias
• Nova Scotia Archives & Records Management
• Online Archive of New Mexico
• Online Archive of California
• PARES – Portal de Archivos Españoles
• Portal de Archivos del Ministerio de Cultura
• State Archives in Poland (Archivos Estatales de Polonia)
• Archives Municipales de Saint-Étienne (Francia)
• Bildindex der Kunst und Architektur (Alemania)

Normas internacionales de referencia

• ISAD(G): Norma Internacional General de Descripción Archivística. Segunda edición, 2000. CIA.
• ISAAR(CPF): Norma Internacional sobre los Registros de Autoridad de Archivos Relativos a Instituciones, Personas y Familias. Segunda edición, 2004. CIA.
• ISDF: Norma Internacional para la Descripción de Funciones. 2007. CIA.
• ISDIAH: Norma Internacional para Describir Instituciones que Custodian Fondos de Archivo. 2008. CIA.
• EAD: Encoded Archival Description (Descripción Archivística Codificada). Esquema XML de la Library of Congress para la descripción de instrumentos de descripción archivística.

Actualmente no existe ningún sistema de gestión de archivos de código abierto desarrollado específicamente sobre el modelo archivístico español. Sí existen sistemas propietarios y ad hoc para administraciones autonómicas e incluso locales. Algunos ejemplos son:

• AIGEA/ALBALA: Sistema de gestión integral de archivos de la Junta de Castilla y León, desarrollado por Baratz.
• SPIGA: Sistema de producción, información, gestión administrativa y archivos del Principado de Asturias.
• ACTA: Administración, control y tratamiento de archivos de la Comunidad Autónoma de Andalucía.
• SIGEDA: Sistema de gestión documental y administración de archivos de la Generalitat de Catalunya.

Dadas estas restricciones, en esta asignatura se opta por emplear el SGDA ARCHON, desarrollado con código libre por la Universidad de Illinois at Urbana-Champaign (EE.UU.). Esto supone utilizar una aplicación concebida para un modelo archivístico distinto al nuestro. ARCHON proporciona una plataforma unificada para la descripción archivística y su acceso público, lo que permite emplearlo tanto en la automatización de la descripción de los fondos archivísticos como para la digitalización del propio archivo y su visualización a través de un portal público.

Problemas y dificultades de adaptación

El sistema archivístico y el proceso de transferencia

Problema: El primer problema en la adaptación de ARCHON al modelo archivístico español es la gestión de las operaciones de transferencia. El modelo norteamericano solo contempla un archivo definitivo al que compete la custodia, conservación y difusión de documentación con valores secundarios. En el modelo español existen al menos 4 estadios de transferencia (archivo de oficina → archivo central → archivo intermedio → archivo histórico), que ARCHON no contempla en su arquitectura.

Solución: Utilizar el módulo de Paquete de Adquisiciones de ARCHON para registrar las transferencias de documentación entre las distintas etapas del ciclo vital, adaptando sus campos de descripción a los conceptos de la archivística española.

Los cuadros de clasificación funcional

Problema: ARCHON emplea un sistema de clasificación basado en colecciones (collections) que no se corresponde directamente con el cuadro de clasificación orgánico-funcional de la archivística española, organizado por fondos, secciones, series y expedientes.

Solución: Reconfigurar los términos y niveles de descripción de ARCHON para que se correspondan con la terminología archivística española, mapeando el concepto de collection al concepto de fondo.

La descripción de los sujetos productores

Problema: ARCHON está diseñado principalmente para la descripción de colecciones de personas físicas y familias, siguiendo el modelo anglosajón donde predominan los fondos personales y de organizaciones privadas. El modelo español prioriza la descripción de sujetos productores institucionales.

Solución: Utilizar el módulo de Paquete de Clasificación para establecer los cuadros de clasificación institucionales y vincularlos a los fondos y series descritos.

Archon es una aplicación de gestión de archivos basada en el modelo norteamericano del record management. Está diseñada para un procedimiento archivístico sin las complejas estructuras jerárquicas del sistema español. En su reconocimiento se distinguen los siguientes apartados:

Administración de Archon

El módulo de administración contiene los apartados de gestión general de la aplicación, su funcionamiento y aspectos técnicos.

• Acerca de Archon: Información sobre la versión instalada y datos del equipo de desarrolladores.
• Configuración de Archon: Permite modificar parámetros esenciales como la longitud mínima de los identificadores de adquisición, clasificación, colección y contenido digital; los tamaños máximos de previsualización de documentos digitales; los límites de resultados de búsqueda; y las dimensiones de las miniaturas de imágenes.
• Módulo de Grupo de Usuarios: Gestiona los niveles de acceso: Administrators (Administradores), Power Users (Superusuarios), Users (Usuarios), Read-Only Users (Lectura), Denied Users (Acceso denegado).

Módulos de Archon

Para adaptar Archon a las necesidades de la archivística española, es necesaria una configuración previa que rectifique ciertas traducciones, conceptos y estructuras documentales. A continuación se describen los parámetros de configuración esenciales:

Administración de Archon: parámetros de configuración

Paquete de Adquisiciones: Módulo de Prioridades de Procesamiento

Se adaptan los valores de prioridad de transferencias para reflejar la terminología española:

• Transferencia Urgente/Inmediata
• Transferencia en Curso
• Transferencia Cancelada
• Transferencia Paralizada

Paquete de Colecciones: adaptación de niveles de descripción

Los niveles de descripción de ARCHON deben redefinirse para ajustarse a la terminología archivística española basada en ISAD(G):

Para las prácticas de descripción archivística se deben identificar los siguientes campos de descripción propios de las normas ISAD(G), que permiten la identificación de las unidades de descripción. Estos elementos corresponden al Área de Identificación, que es el área obligatoria en cualquier descripción archivística:

Área de Identificación (ISAD-G)

• Código de Referencia (campo obligatorio): Identifica unívocamente la unidad de descripción. Se compone de:
  • Código del País (norma ISO 3166): ej. ES para España.
  • Código del Archivo según la norma nacional de códigos de archivo: ej. ES.28079.AHN para el Archivo Histórico Nacional.
  • Código de Referencia local específico o identificador único.
• Título (campo obligatorio): En títulos atribuidos indicar el tipo documental, unidad de descripción, función, actividad, objeto, ubicación o tema.
  • Título formal: el que aparece en el propio documento.
  • Título atribuido: el que asigna el archivero cuando el documento carece de título propio, entre corchetes.
• Fechas (campo obligatorio): Conforme a la norma ISO 8601:1988. Se recomienda expresar la fecha y el tipo de fecha:
  • Fechas en las que el productor acumuló los documentos en el ejercicio de su actividad (fechas extremas: inicio-fin).
  • Fechas de producción de los documentos (copias, ediciones, anexos, originales).
• Nivel de Descripción (campo obligatorio): El nivel o agrupación documental al que se describe:
  • Fondo, Subfondo, Sección, Serie, Subserie, Unidad Documental Compuesta (Expediente), Unidad Documental Simple (Documento).
• Volumen y soporte de la unidad de descripción: Cantidad, tamaño o dimensiones del material.
  • Extensión física o lógica: número de unidades (legajos, cajas, metros lineales, archivos digitales).
  • Soporte de la Unidad de Descripción: papel, pergamino, microfilm, digital, etc.

El paso previo al empleo de la herramienta de gestión de archivos es la selección de los materiales documentales y archivísticos con los que se pretende trabajar. Se propone la preparación del supuesto práctico a partir de la selección de un Fondo, Sección, Serie y Expediente de un Archivo Español. La documentación archivística más accesible es la que puede encontrarse de acceso libre desde el Portal de Archivos Españoles PARES.

¿Qué es PARES?

PARES es el portal desarrollado por la Subdirección General de los Archivos Estatales, considerado el principal proyecto de difusión de la archivística española en la web. La documentación disponible posee fundamentalmente un valor histórico que da fe de los hechos acontecidos en la historia del país.

Opciones de recuperación en PARES

• Búsqueda sencilla: Permite la recuperación de fondos, series o expedientes a partir de un término o cadena de texto. Permite distinguir la recuperación en la totalidad de los fondos y en la documentación digitalizada.
• Búsqueda avanzada: Añade la consulta por fechas extremas, sujeto productor, nombre del archivo, signatura e índices.
• Inventario dinámico: Visualiza los últimos fondos, series o expedientes digitalizados y descritos, sin efectuar consulta previa. Permite explorar la documentación de forma progresiva de lo general (fondo) a lo particular (expediente o documento).
• Búsqueda por mapa: Localización geográfica de la documentación.

Ejemplo de selección: Fondo Secretaría del Despacho de Guerra

Como ejemplo práctico se propone trabajar con el siguiente supuesto archivístico extraído del Archivo General de Simancas mediante PARES:

• Fondo: Secretaría del Despacho de Guerra
• Serie: Nueva España
• Fracción de serie: Tropas e Incidencias (1792-…)
• Expediente: Reformas del ejército propuestas por el Virrey

Estructura de la documentación identificada en PARES

Identificar el sujeto productor es parte esencial de la descripción de archivos, pues permite establecer sus vinculaciones administrativas, históricas y jurídicas en relación a las actividades y trámites que llevaron a cabo y que han quedado registrados en la documentación. Todo programa de gestión de archivos debe constar de un módulo de descripción para el sujeto productor que funcione como registro de autoridades, de acuerdo a las directrices normativas propuestas por el CIA (Consejo Internacional de Archivos) en las normas ISAAR(CPF).

En Archon, las normas ISAAR(CPF) se aplican a través del Paquete de Creadores, que permite describir personas físicas, personas jurídicas (instituciones) y familias. Antes de llevar a cabo la descripción de las agrupaciones documentales, es preciso identificar y describir todos los sujetos productores.

Áreas de descripción del sujeto productor (ISAAR-CPF)

Área de Identificación

Corresponde a los elementos de descripción esencial para identificar el sujeto productor. En el caso del fondo seleccionado:

• Tipo de Entidad: Institución, persona o familia. Ej.: Persona. España, 51.º Virrey de Nueva España Juan Vicente de Güemes Pacheco y Padilla.
• Forma(s) autorizada(s) del nombre: Nombre normalizado del productor según las reglas de descripción adoptadas.
• Otras formas del nombre: Variantes, acrónimos, siglas, nombres anteriores o posteriores.
• Identificadores para instituciones: Números de registro oficial, códigos NIF/CIF, etc.

Área de Descripción

• Fechas de existencia: Período de actividad de la entidad. Para personas: fechas de nacimiento y defunción. Para instituciones: fechas de creación y disolución.
• Historia: Reseña biográfica o historia institucional del productor, con mención de los principales hitos de su actividad.
• Lugares: Lugares de residencia, actividad o jurisdicción del productor.
• Estatuto jurídico y atribuciones: Naturaleza jurídica, competencias y poderes de la entidad productora.
• Funciones, ocupaciones y actividades: Actividades que dieron lugar a la creación de los documentos.
• Contexto general: Marco político, social, económico, cultural e institucional en el que actuó el productor.

Ejemplo: Sujeto Productor para el fondo del Virrey de Nueva España

Las normas o directrices de descripción de archivos ISAD(G) fueron convenidas internacionalmente desde 1999 y facilitan la descripción normalizada de los fondos archivísticos y sus correspondientes agrupaciones. En España se utilizan y adaptan según las necesidades de cada archivo, lo que ha llevado al estudio de las necesidades de descripción y las posibilidades de adaptación de las ISAD(G). Este esfuerzo se materializó en el proyecto NEDA (Norma Española de Descripción Archivística), propuesta de desarrollo adaptada para la realidad archivística española, elaborada por la Subdirección General de los Archivos Estatales en 2006.

Archon está orientado a la descripción mediante directrices ISAD(G), ISAAR(CPF) e incluso AACR1 y 2, lo que lo convierte en una herramienta adecuada para la práctica de la descripción archivística normalizada.

Elementos mínimos de la descripción de una agrupación documental

Como se viene señalando, se ha procedido a la identificación de las agrupaciones documentales, se ha obtenido el cuadro de clasificación correspondiente y se han dado de alta los sujetos productores esenciales. La descripción de cada agrupación documental debe contemplar como mínimo los siguientes elementos:

Área de Identificación (obligatoria)

• Código de referencia
• Título (formal o atribuido)
• Fechas (extremas de la agrupación)
• Nivel de descripción
• Volumen y soporte

Área de Contexto (recomendada)

• Nombre del o de los productores: Vinculación con los registros de autoridad creados en el Paquete de Creadores.
• Historia institucional / reseña biográfica: Referencia a la historia del productor que contextualiza la documentación.
• Historia archivística: Información sobre la custodia, transferencias y vicisitudes de la documentación antes de su ingreso en el archivo.
• Forma de ingreso: Transferencia, donación, compra, depósito, etc.

Área de Condiciones de Acceso y Utilización

• Condiciones de acceso: Legislación que regula el libre acceso o restricción del fondo o agrupación documental; su estatus jurídico.
• Condiciones de reproducción: Condiciones de copias y reproducción en virtud del estado de conservación de la documentación y las bases legales de acceso.
• Lengua/escritura de los documentos: Identificación de lengua (norma ISO 639-1), escritura (norma ISO 15924) y sistemas de símbolos empleados.
• Características físicas y requisitos técnicos: Requisitos técnicos para acceder a la documentación dadas sus características físicas o estado de conservación.
• Instrumentos de descripción: Referencia a cualquier instrumento de descripción que utiliza el archivo para la agrupación documental.

Área de Documentación Asociada

• Existencia y localización de los documentos originales: En caso de que la agrupación esté constituida por copias, se referencia la ubicación de la documentación original, su estado y disponibilidad.
• Existencia y localización de copias: Ubicación de copias, estado y disponibilidad.
• Unidades de descripción relacionadas: Agrupaciones documentales relacionadas, sus ubicaciones, estado, disponibilidad y tipo de relación.
• Nota de publicaciones: Citas bibliográficas de publicaciones relevantes para la descripción o estudio de la agrupación.

Área de Notas

• Notas: Información de relevancia no consignada en las áreas anteriores. No confundir con notas del archivero.

Área de Control de la Descripción

• Nota del archivero: Autor o autores de la descripción, fecha de elaboración y cita de fuentes de información esenciales.
• Reglas o normas: Normas en las que se ha basado el archivero para efectuar la descripción.
• Fechas de la descripción: Fechas de inicio, desarrollo y finalización de la descripción.

Notas sobre la Descripción Multinivel

Cuando se describen las agrupaciones documentales del ejemplo seleccionado, se procede a lo que se conoce como descripción multinivel, que comporta una serie de aspectos esenciales:

• Descripción de lo general a lo particular: Antes de describir el expediente, es necesario describir el fondo de procedencia y todas las agrupaciones documentales intermedias (sección, serie, fracción de serie). Esto también supone la identificación de cada agrupación, la preparación del cuadro de clasificación y el alta de los sujetos productores.
• Información pertinente para el nivel de descripción: El fondo constará de datos macroestructurales y generales. Las descripciones de secciones o series se desarrollan en sus propios niveles, sin duplicar la información del nivel superior.
• Vinculación de las descripciones: En Archon, el módulo de contenidos vincula cada agrupación con su posición en la jerarquía del cuadro de clasificación, lo que permite navegar de lo general a lo particular.
• Evitar repetir información: Si se respeta el principio de lo general a lo particular y se incluye la información pertinente en cada nivel, se evita la redundancia. El conjunto de descripciones debe ser accesible mediante las relaciones establecidas entre los niveles.

Teniendo en cuenta todos los aspectos de las normas ISAD(G), se procede a la descripción multinivel en Archon. En el presente ejemplo, se comienza la descripción desde el nivel de Fondo: Secretaría del Despacho de Guerra, continuando con la Serie: Nueva España, después con la Fracción de Serie: Tropas e Incidencias, hasta llegar finalmente al Expediente: Reformas del Ejército propuestas por el Virrey.

Una vez preparadas todas las autoridades referidas a los sujetos productores, el cuadro de clasificación y las identificaciones, se está en situación de comenzar la descripción de lo general a lo particular desde el nivel de fondo. En este caso: Secretaría del Despacho de Guerra.

Campos disponibles en Archon para la descripción del Fondo

• Ubicación: Permite definir las ubicaciones, secciones, estanterías, baldas y posición de la agrupación documental en el archivo. Hace referencia al módulo de Ubicaciones donde se definen previamente los espacios físicos del depósito.
• Información del Productor: Equivalente a los campos de sujeto productor y nota biográfica de las normas ISAD(G) e ISAAR(CPF). Se vincula al registro de autoridad creado en el Paquete de Creadores.
• Descripción de la Colección: Incluye los campos de Alcance y Contenido, Custodia, Información Biográfica del Productor, Fuentes Separadas y Publicaciones sobre la Colección.
• Acceso y uso: Condiciones de acceso, restricciones legales, condiciones de reproducción e idioma de la documentación.
• Materias, Géneros y Funciones: Términos de indización temática y tipológica extraídos de vocabularios controlados.
• Colecciones Relacionadas: Vinculaciones con otros fondos o colecciones del mismo productor o de productores relacionados.

Ejemplo de descripción del Fondo: Secretaría del Despacho de Guerra

Publicaciones relacionadas con el Fondo

• Escudero, J. A. Los Secretarios de Estado y del Despacho (1424-1724). 4 vols. Madrid, 1976.
• Escudero, J. A. Los orígenes del Consejo de Ministros en España. 2 vols. Madrid, 1979.
• Franco Rubio, A. "Reforma administrativa y nuevas instituciones: las Secretarías de Guerra y Marina en el siglo XVIII", en El mundo hispánico en el siglo de las Luces. I, págs. 643-658.
• Gómez Gómez, M. Forma y expedición del documento en la Secretaría de Estado y del Despacho de Indias. Sevilla, 1993.

Una vez descrito el fondo, se procede a la descripción de la siguiente agrupación documental: la serie y la fracción de serie correspondiente al ejemplo del virrey de Nueva España. La información correspondiente a estos niveles no siempre puede ser completa, pero es recomendable establecer al menos un inventario básico de los contenidos que pueden adscribirse a cada nivel.

Serie: Nueva España

En el caso de la Secretaría del Despacho de Guerra, sus series se organizan por las principales regiones y estados de la España colonial. Nueva España es una serie con entidad propia que consta de subdivisiones conformadas por las funciones, actividades y desempeños en la colonia.

Descripción de la Serie

Inventario de fracciones de serie en el Módulo de Contenido

El Módulo de Contenido permite inventariar todas las fracciones de serie que dependen de "Nueva España". A continuación se muestra una muestra de las fracciones correspondientes a la temática "Tropas e Incidencias":

La fila resaltada (SGU,LEG,6964) corresponde a la fracción de serie seleccionada como ejemplo práctico. Su descripción en el Módulo de Contenido sería:

Inventario de expedientes de la Fracción de Serie SGU,LEG,6964

La fracción de serie "Tropas e Incidencias (1792-)" consta de una gran cantidad de expedientes compuestos. A continuación se muestra una selección:

Una vez descrita la serie "Nueva España" y la fracción de serie "Tropas e Incidencias de 1792-", se procede a la descripción del expediente compuesto propuesto como ejemplo: "Reformas del ejército propuestas por el Virrey". Para llevar a cabo una descripción completa de la agrupación documental compuesta, se utiliza de nuevo el módulo de contenidos para crear un inventario de los documentos que conforman el expediente, vinculando cada documento descrito con su imagen digitalizada en formato electrónico.

Ejemplo de descripción del expediente

El Módulo de Contenido de Archon: campos disponibles

Para el inventariado de los documentos que conforman el expediente, el Módulo de Contenido de Archon ofrece los siguientes campos:

Campos esenciales

• Nivel/Recipiente: Selección del nivel o tipo de agrupación (Fondos, Series, Subseries, Fracciones de Serie, Expediente Compuesto, Expediente Simple, Cajas, Carpetas, Ítems, etc.).
• Número de Nivel/Recipiente: Numeración de hasta cuatro dígitos enteros. No permite formato alfanumérico.
• Título: Denominación autorizada y uniforme del contenido a inventariar (se recomienda incluir la signatura).
• Fecha(s): Fechas extremas del contenido a inventariar.
• Descripción: Breve resumen o datos de interés sobre la documentación.

Campos definidos por el usuario

• Access Restriction: Restricciones o condiciones de acceso según el archivo y la legislación vigente.
• Accruals: Fecha de recepción (hace referencia al calendario de transferencia).
• Acquisition Information: Información sobre la adquisición, recepción o transferencia de la documentación.
• Alternate Format: Formato suplementario; especificar datos físicos si la documentación está en una unidad de instalación con particularidades.
• Appraisal Information: Información sobre la evaluación, valoración o expurgo.
• Arrangement: Estado de la valoración.
• Biographical/Historical Note: Nota biográfica o histórica del sujeto productor.
• Creator: Sujeto productor.
• Custodial History: Historia de la custodia de la documentación a lo largo de su ciclo vital en diversos archivos, instituciones y propietarios.
• Material Specific Details: Información específica sobre materiales con formato especial (planos, documentos audiovisuales, etc.).
• Original or Copies Note: Información sobre la documentación original, copias y sus localizaciones.
• Other Information: Nota general para información de relevancia no recogida en los campos anteriores.
• Physical Description: Descripción física general de la documentación, incluyendo datos de volumen documental.
• Preferred Citation: Citas bibliográficas utilizadas para llevar a cabo la descripción y estudio de la documentación.
• Processing Information: Información del proceso de transferencia.
• Related Material: Documentación relacionada.
• UnitID: Signatura correspondiente a la agrupación. Ejemplo: para el expediente del Virrey: SGU,LEG,6964,58.
• Use Restrictions: Restricciones de uso, consulta o acceso, conforme a la legislación vigente.

Ejemplo de descripción del Expediente en el Módulo de Contenido

La automatización de museos en España es una de las tareas pendientes supeditadas al trabajo y esfuerzo intelectual de museólogos, documentalistas, especialistas en técnicas historiográficas, arqueólogos, conservadores, historiadores, filólogos y otros muchos profesionales que conforman un grupo de trabajo interdisciplinar capaz de llevar a buen puerto las catalogaciones y clasificaciones pertinentes de las piezas del museo.

Automatizar un museo supone fundamentalmente la gestión de los procesos de catalogación, respondiendo a un control del registro completo del catálogo del museo, tanto de sus colecciones expuestas y abiertas como de aquellas reservadas. La principal diferencia del museo respecto a la biblioteca o el archivo es la gran multiplicidad de tipologías documentales que pueden encontrarse: cuadros, ánforas, libros, monedas, prendas textiles, esculturas, herramientas, orfebrería, armas, etc. En el ámbito museológico, se utiliza indistintamente el término "objeto" o "pieza" para referirse a cualquier ítem de la colección.

Características específicas de la automatización museográfica

• Diversidad tipológica: El sistema debe ser capaz de describir cualquier tipo de objeto físico con campos de descripción específicos según su naturaleza (datación cronológica y topográfica, técnica de fabricación, materiales, dimensiones, estado de conservación, procedencia, etc.).
• Control de movimientos: El sistema debe registrar los movimientos de las piezas entre depósitos, salas de exposición, restauración y préstamos temporales a otras instituciones.
• Gestión de depósitos: Localización topográfica exacta de cada pieza en el depósito.
• Digitalización: Vinculación de fotografías, modelos 3D y otros recursos digitales a los registros de los objetos.
• Accesibilidad pública: Portal de consulta para investigadores y público general.

El sistema DOMUS

En España se apostó por el desarrollo continuo de un sistema de gestión museográfica denominado DOMUS, promovido por el Ministerio de Cultura desde la década de 1990. DOMUS es un sistema de gestión integral de museos que permite la catalogación, documentación y gestión de colecciones siguiendo estándares internacionales. Actualmente se denomina doBOX en su versión más reciente.

Software de código abierto para museos: Omeka

Omeka es una plataforma de publicación y gestión de colecciones de código abierto, desarrollada por el Roy Rosenzweig Center for History and New Media de la George Mason University. Es ampliamente utilizada en museos, archivos, bibliotecas y proyectos de humanidades digitales. Sus características principales son:

• Gestión de colecciones con metadatos Dublin Core.
• Publicación web de las colecciones con acceso público.
• Sistema de exposiciones virtuales.
• Extensión mediante plugins para funcionalidades avanzadas.
• Soporte para múltiples formatos de archivos digitales (imágenes, audio, vídeo, documentos).

Campos fundamentales para la descripción museográfica

Recursos DOMUS: documentación y catálogos en línea

El sistema DOMUS está documentado y disponible de forma pública a través del Ministerio de Cultura. A continuación se recogen los principales recursos de referencia para su conocimiento y uso:

Catálogos de museos españoles en línea (DOMUS)

• Catálogo del Museo Arqueológico Nacional
• Catálogo del Museo Nacional de Antropología de Madrid
• Catálogo del Museo Casa de Cervantes (Valladolid)
• Catálogo del Museo del Traje de Madrid
• Catálogo del Museo Sefardí
• Catálogo de la colección de pintura del Museo Sorolla
• Museo Arqueológico Nacional – Sylloge
• Catálogo de colecciones de los museos andaluces
• Catálogo de colecciones de los museos aragoneses
• Colecciones digitales de los museos españoles (MCU)
• Museos Españoles – Ministerio de Cultura

Drupal nace en el año 2000 a manos de Dries Buytaert, estudiante por aquel entonces en la Universidad de Amberes (Bélgica), cuyo proyecto original era crear un pequeño sitio web para gestionar noticias. Lo que originalmente fue un proyecto ad hoc se convirtió en una propuesta de código abierto en 2001, liberando el código y ampliando su desarrollo con base en PHP y MySQL. Desde entonces ha ganado multitud de premios y excelentes críticas por parte de la comunidad de desarrolladores web de todo el mundo, llegando a considerarse uno de los CMS de código abierto más importantes. Su aplicación fundamental es servir de base para la construcción de un sitio web a partir de un marco de desarrollo sencillo y fácilmente ampliable. Esto ha permitido adaptar Drupal a los más variados usos: desde el sitio web de un periódico hasta el portal de un gobierno.

Un CMS (Content Management System, sistema de gestión de contenidos) es un programa que facilita la construcción y mantenimiento de un sitio web dinámico cuyos contenidos varían constantemente o cuyo nivel de actualización resulte alto. Su diseño permite la edición de múltiples contenidos a la vez por diversos editores registrados, permitiendo una normalización y correcta clasificación de la información. Los CMS actuales son parte esencial de la Web 2.0 y de los entornos de colaboración institucional.

Ventajas de Drupal para unidades de información

• Gestión de contenidos estructurados: Permite crear tipos de contenido personalizados con sus propios campos de descripción, ideal para gestionar fondos bibliográficos, colecciones de objetos o expedientes documentales.
• Sistema de usuarios y permisos: Gestión granular de roles y permisos que permite controlar qué puede ver, crear, editar o eliminar cada tipo de usuario.
• Taxonomías: Sistema de clasificación y etiquetado que permite organizar los contenidos por categorías, palabras clave y vocabularios controlados.
• Interoperabilidad: Soporte para la exportación de contenidos en múltiples formatos (RSS, Atom, JSON, XML) y para la integración con otros sistemas mediante APIs.
• Modularidad: Más de 50.000 módulos disponibles que añaden funcionalidades como búsqueda avanzada con Solr/Elasticsearch, gestión de flujos de trabajo, integración con repositorios institucionales, etc.

Estructura básica de Drupal

Drupal en unidades de información

Drupal resulta especialmente adecuado para gestionar el portal web de una unidad de información institucional como una facultad, una biblioteca universitaria o un archivo. Sus principales aplicaciones son:

• Portal de noticias y novedades de la institución.
• Gestión del catálogo de servicios.
• Publicación de guías temáticas de recursos.
• Sistemas de reserva de salas o equipos.
• Gestión de formularios de contacto y solicitudes de información.
• Intranet de acceso restringido para el personal.

Tipos de contenido en Drupal: artículos y páginas

En Drupal existen por defecto dos tipos de contenidos: los artículos y las páginas. La principal diferencia radica en que los artículos se publican como una sucesión de contenidos ordenados cronológicamente (similar a un blog), permitiendo su publicación con temporizador. Las páginas, en cambio, constituyen un contenido estático accesible desde un enlace fijo en alguno de los menús del sitio. Ambos tipos son accesibles desde el panel de administración (Inicio → Administración → Contenidos → Agregar contenido).

Cuando se agrega un nuevo artículo se encuentra un formulario con los campos fundamentales: título, tags (etiquetas de taxonomía), y body (cuerpo del texto, que incluye un campo de resumen). Es posible incorporar imágenes adjuntas con su texto alternativo, añadir un enlace al menú principal, establecer la fecha y hora de publicación (si este valor es futuro, actúa como temporizador), permitir o no comentarios y definir la posición del artículo en la página principal.

Creación de nuevos tipos de contenido

Una de las principales fortalezas de Drupal para los profesionales de la información es la posibilidad de que los administradores definan sus propios tipos de contenido con campos de descripción personalizados. Esto es especialmente valioso dado el variado corpus documental que gestionan bibliotecarios, documentalistas y archiveros. Para crear un nuevo tipo de contenido se accede desde (Inicio → Administración → Estructura → Tipos de contenido → Añadir tipo de contenido).

Una vez creado el tipo (por ejemplo, Fuente de información, Monografía, Recurso web, Partitura, Material audiovisual…), se definen los campos de descripción que lo integrarán. Drupal soporta los siguientes tipos de campo:

Foros de discusión y blogs multi-usuario

Drupal incorpora de serie módulos para foros de discusión y blogs multi-usuario, que pueden activarse desde (Inicio → Administración → Módulos). Los foros están integrados con el sistema de taxonomías y su estructura jerárquica es la siguiente:

El Agregador RSS/Atom como herramienta de observatorio informacional

El módulo Aggregator de Drupal permite efectuar un seguimiento automático de los contenidos publicados en canales de sindicación RSS, RDF y Atom. Esto convierte a Drupal en un potente observatorio informacional capaz de recopilar y difundir las publicaciones de terceros sobre una temática determinada. Los parámetros de configuración recomendados son:

• Número de elementos por página: entre 3 y 10 (recomendado).
• Longitud del resumen recortado: entre 600 y 1.000 caracteres.
• Descartar elementos anteriores a: valor nunca, para generar un histórico completo de publicaciones y permitir recuperaciones retrospectivas.

Una función clave es la importación masiva de canales mediante archivos OPML, accesible desde (Inicio → Administración → Configuración → Servicios web → Agregador de canales de noticias → Importar OPML). Esto permite suscribirse a cientos o miles de canales de golpe. La actualización periódica se gestiona mediante el programa CRON (tarea programada), que ejecuta automáticamente la actualización de todos los canales a los intervalos de tiempo definidos.

Taxonomías: el sistema de clasificación de Drupal

Las taxonomías son el principal sistema de clasificación de contenidos en Drupal. Permiten crear vocabularios controlados personalizados para clasificar cualquier tipo de contenido. Drupal genera automáticamente dos vocabularios por defecto: el vocabulario de etiquetas (generado al etiquetar artículos) y el vocabulario de foros. Adicionalmente, pueden crearse vocabularios propios de gran utilidad para la organización documental:

• Crear vocabularios a partir de tesauros: Es posible replicar la estructura de un tesauro especializado (por ejemplo, el Tesauro de Biblioteconomía y Documentación del IEDCYT o el Tesauro Europeo Eurovoc) como vocabulario de Drupal, con sus relaciones jerárquicas y equivalencias.
• Clasificar términos con otros vocabularios: Añadiendo un campo de tipo referencia de término a la estructura de un vocabulario, es posible clasificar sus términos mediante otro vocabulario diferente, creando relaciones de clasificación cruzada.
• Taxonomías con referente visual: Combinando campos de imagen con vocabularios, se pueden crear taxonomías híbridas textual-visuales, útiles para clasificar imágenes o piezas de museo.

Imágenes de referencia del proceso de configuración en Drupal

Las siguientes capturas de pantalla ilustran los pasos descritos en esta entrada:

• Formulario de artículo en Drupal
• Publicación de artículo en página principal
• Enlace de página al menú principal
• Instalación del módulo CKEditor
• Copia del núcleo de CKEditor
• Editor WYSIWYG funcionando
• Creación de nuevo tipo de contenido
• Gestión de campos del tipo de contenido
• Crear contenedores del foro
• Crear foros
• Crear temas del foro
• Configuración del agregador RSS
• Esquema de canales de sindicación
• Importación masiva OPML – BBC channels
• Taxonomías: crear vocabulario
• Clasificar términos con otra taxonomía
• Clasificar contenido con varias taxonomías

Como práctica introductoria a la automatización de unidades de información, resulta recomendable conocer el software existente en el mercado que permite llevar a cabo la informatización de los servicios, procesos y actividades bibliotecarias. Para ello se deben efectuar las siguientes búsquedas y responder a los interrogantes planteados.

La automatización de bibliotecas no implica únicamente la gestión integral de la documentación y sus servicios, sino también la mejora de los complementos de gestión bibliográfica de cara al usuario. Para ello existe un software paralelo que facilita al usuario especializado la organización y citación de referencias bibliográficas.

OpenBiblio es un SIGB (Sistema de Gestión Integral de Bibliotecas) de código abierto indicado para la automatización de pequeñas bibliotecas cuyo volumen no exceda los 10.000 ejemplares. Dada su sencillez, lo convierte en una buena herramienta de instrucción previa al estudio de sistemas más complejos. La siguiente práctica consiste en:

OpenBiblio permite administrar la configuración completa del sistema de gestión en relación a las políticas de préstamos, los tipos de colecciones, materiales y usuarios, así como la importación de registros bibliográficos mediante formato USMARC. La práctica aborda los siguientes puntos:

PMB es un sistema de mayor capacidad y complejidad que OpenBiblio, tanto en su parametrización como en su configuración. Para tomar conciencia de sus características, la práctica propone recorrer las principales funciones del programa para destacar cuáles son sus módulos y cómo están organizados, obteniendo así una idea general de su diseño y concepción.

Uno de los procesos más complejos durante la automatización de una biblioteca es la configuración del SIGB. En PMB, la configuración general y de los distintos módulos implica la edición de decenas de parámetros que afectan al correcto funcionamiento del programa. El objetivo de la práctica es conocer en profundidad las posibilidades de configuración, especialmente las que afectan a la catalogación, gestión de los préstamos, el OPAC y el funcionamiento general de los módulos.

La siguiente práctica tiene como objeto la familiarización con el módulo de catálogo de PMB, concretamente con las opciones de registro y catalogación de tipos documentales monográficos. Se observará que las publicaciones periódicas tienen su propio apartado, lo que facilita la recuperación posterior y evita la mezcla con el resto de tipologías documentales. Asimismo, se abordará el módulo de autoridades y sus herramientas principales (Autores, Entidades, Categorías, Editoriales, Colecciones, Títulos Seriados y Clasificaciones), y el funcionamiento de las cestas de categorías como método de agrupación o clustering de documentos.

Conociendo los fundamentos del proceso de catalogación de monografías, se abordan en esta práctica las publicaciones periódicas, que implican tres niveles de análisis distintos: la ficha general de la revista (nivel de título), sus correspondientes fascículos (nivel de ejemplar) y sus artículos (nivel analítico). Esta estructura multinivel es propia de las publicaciones periódicas y exige un tratamiento diferenciado en el sistema de gestión.

Una parte indispensable en cualquier SIGB son las funciones destinadas al préstamo, reserva y devolución de los documentos del fondo bibliográfico. Esto implica la necesidad de gestionar correctamente las distintas categorías de usuarios y las políticas de préstamo según la tipología documental. La presente práctica aborda el módulo de circulación de PMB.

La migración de datos es uno de los procesos clave por los que debe evaluarse un sistema de gestión de bibliotecas, archivos o museos. La información que se procesa en la UID debe estar bajo el control de la misma en todo momento y no depender de terceros. El programa elegido para gestionar la documentación debe ser lo más flexible posible en cuanto a capacidades de migración: exportar en formatos CSV, SQL, XML, MARC-XML, MARC21 y UNIMARC (ISO 2709).

La mayoría de los programas disponibles en el mercado no permite la exportación en todos los formatos señalados, restricción que crea una dependencia intolerable del desarrollador o empresa responsable del software. La práctica tiene como objetivo desvelar esta problemática y alertar al alumno de inspeccionar siempre las capacidades de importación y exportación del sistema que vaya a implantar.

Antes de utilizar la herramienta Archon para la descripción archivística, es imprescindible realizar un análisis previo de los apartados y funciones principales de los que consta. La práctica propone al alumno estudiar Archon desde el punto de vista administrativo y de explotación archivística.

Archon es un sistema de gestión integral de archivos diseñado desde la tradición archivística americana. En las siguientes prácticas se busca conocer las posibilidades de adaptación del programa y sus capacidades de descripción con respecto a los fondos y colecciones archivísticas españolas. Para ello se utiliza como fuente de información el Portal PARES de Archivos Españoles, que permite realizar consultas sobre las agrupaciones documentales que han sido sometidas a un proceso de digitalización.

Los programas de gestión de contenidos CMS permiten la organización de documentos, páginas de información, contenidos breves, noticias y material multimedia tanto como sitio web dinámico público como a modo de intranet de acceso restringido para uso interno de la institución. Dada la amplia modularidad de los CMS, pueden desempeñar todo tipo de procesos de gestión más o menos especializados. Para la presente práctica se propone asumir el papel de una institución universitaria —la Facultad de Ciencias de la Documentación— y transformar el sitio web de Drupal disponible en la instalación AMPdoc (http://127.0.0.1:4001/drupal/) en el portal de contenidos de la Facultad.